Vorgaben für Kassensysteme einfach erklärt - Cash1-GASTRO

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Finanzamt & Kasse - mal ganz einfach erklärt.












Auf dieser Seite finden Sie einen leicht verständlichen Einblick
in das Thema Kassenprüfung und Betriebsprüfung in der Gastronomie.

Registrierkassen und Konformität - ein kompliziertes Thema?
Setzen Sie in Ihrem Gastrobetrieb eine Registrierkasse ein?
Dann sollten Sie wissen, dass es zu Kassen sehr viele Vorschriften seitens des Gesetzgebers gibt.
Und Ihre Kasse all diese Vorgabe einhalten muss, also "konform" zu diesen Vorgaben sein muss.

Hierbei ist die Konformität in der Realität gemeint
und nicht nur ein  "Konform-Logo" auf einem Verpackungskarton.

Zur Konformität gehören zahlreiche Punkte, die alle auch im täglichen Betrieb der Kasse eingehalten werden müssen.
Kennen Sie alle Vorgaben?
Erfüllt Ihr Kassensystem alle Vorgaben?
Vielleicht nicht, denn selbst für
Kassenexperten ist es ein wirklich kompliziertes Thema.
Bei Gericht liegen etliche Fälle,
in denen Betriebe und Finanzämter über Folgen des Umgangs mit Kassen streiten.

Die Wahrheit ist:
Nur wenige Kassen erfüllen alle Vorgaben.

Leicht können sich fatale Fehler einschleichen,
die dann vom Betriebsprüfer bei der Betriebsprüfung schonungslos aufgedeckt werden.
Seit Jahren nur Abkürzungen und Fachbegriffe...

GDPdU, GoBD, Kassengesetz, Kassennachschau, Zertifizierung usw. ...

Wir bringen das hier alles mal in verständliche Worte.

Was bisher geschah: 2010, 2014 und 2016 - Schlüsseljahre für Kassen
BMF 11/2010 GdPdU
BMF 11/2014 GoBD
Kassengesetz 2016
Kassensicherungs-verordnung 2017
GoBD Kassengesetz Zertifizierung Kasse Gastronomie
Gehen wir kurz in die Vergangenheit:
Unter allen Bestimmungen, die in der Vergangenheit das Thema Kassen anfassen, sind die Schreiben des BMF aus 2010 und 2014
für die gravierendsten Änderungen bei Kassensystemen verantwortlich.

Das Bundesamt für Finanzen gab in 2010 und 2014 so genannte BMF Schreiben heraus, die ausnahmslos alle elektronischen Kassensysteme betreffen.
Unter Anderem regeln die Schreiben die Erfassung, den Umgang, und den Export von Daten.
Zudem ist geregelt, dass die Daten vor Veränderung geschützt werden müssen.
Ein weites Aufgaben- und Pflichtenfeld - sowohl für Kassenhersteller, als auch insbesonders für den Gastronomen, der ein Kassensystem nutzt.

In 2016 kam sogar noch ein Gesetz hinzu - das Kassengesetz.
Hierin wurden weitere Vorgaben gesetzt, die Kassensysteme nun im Grunde bis ins Jahr 2023 hin regeln.

Es gibt aktuell viel mehr Kontrollen an Kassensystemen als früher.
Betriebsprüfung, unangemeldete Kassennachschau
Wir sind wieder in der Vergangenheit...
Noch vor wenigen Jahren gab es kaum Betriebsprüfungen,
bei denen tatsächlich ins Kassensystem geschaut wurde.

Ein Betriebsprüfer hätte schon ein Spezialist sein müssen,
um Daten (oder gar Manipulationen) im Kassensystem zu finden.
Schließlich gab es jede Menge verschiedener Systeme von verschiedenen Herstellern aus dem In- und Ausland.

Der Weg bei einer Betriebsprüfung ging daher eher über die Zahlen der Buchhaltung.

Gab es füher also noch wenig Kontrollen von Kassen,
so ändert sich dies nun gerade aber in letzter Zeit ganz massiv.
Warum das? Ganz einfach:

Über die Schreiben des BMF haben die Kassensysteme der Hersteller im Prinzip an mehreren Stellen gleich gemacht:
Alle seit 2010 eingesetzten Kassen sind vom Hersteller aus erst einmal GDPdU oder sogar GoBD fähig und konform einrichtbar.
Und alle diese Kassen exportieren die Daten nun in relativ identischer Form.
In einem Export ist unter Anderem jeder Quittungsbon und jeder Z-Bericht abgespeichert.
Für den Betriebsprüfer ist dieser Datenexport (und ungeheurer Wissenspool) nun für eigene Nachberechnungen leicht nutzbar.

Egal welche konforme (oder unkonforme) Kasse vor dem Prüfer steht,
aus den erfassten (oder fehlenden) Daten ergibt sich ein genaues Bild der vergangenen Jahre des zu prüfenden Gastrobetriebes.

Es gibt jetzt viel mehr Betriebsprüfungen in der Gastronomie als früher.
Betriebsprüfung, unangemeldete Kassennachschau
Betriebsprüfung

Unangemeldete Kassennachschau
Aber warum gibt es jetzt mehr Betriebsprüfungen?

"Betriebe mit einem hohem Bargeldaufkommen" sind in den Fokus der Finanzbehörden geraten. Im Prinzip gehören ja alle Gastrobetriebe und Gastronomiebranchen dazu und haben einen intensiven Bargeldverkehr.

Noch ein Grund: Die Finanzämter haben viel mehr Betriebsprüfer als früher.
Allein schon deshalb gibt es jetzt mehr Betriebsprüfungen.
Und da weitere Betriebsprüfer ausgebildet werden ist für die Zukunft anzunehmen, dass Gastrobetriebe verstärkt im Fokus verbleiben.

Auch gibt es ein neues Instrument für Betriebsprüfer.
Ab 2018 kann eine unangemeldete Kassennachschau erfolgen.
Wie der Name schon sagt, diese kommt unangekündigt!
Das Kassensystem wird hier zum Schlüsselelement,
denn der Kassenbericht soll die in der Bargeldlade oder Kellnerbörsen
befindliche Geldsumme korrekt abbilden.

Hinsichtlich Trinkgelder, Wechselgelder stellt das für jeden Gastrobetrieb eine Aufgabe und Herausforderung dar.
Betriebsprüfer werden dabei aber auch Betriebe aufspüren, die Waren verkauften, eingenommene Summen aber nicht ins Kassensystem eingetippt haben.

Es kann aus einer unangemeldeten Kassennachschau ganz schnell eine Außenprüfung werden.

Die unabschätzbaren Folgen eines nicht konformen Kassensystems.
Viele Gastronomen haben am falschen Ende gespart!
Allen Warnungen der Kassenhändler, Zeitschriftenartikeln und Steuerberaterschreiben zum Trotz:
Aus "Kostengründen" wurden alte Kassen gar nicht erst ersetzt.
Sind zum Teil bis heute in Betrieb.

Zudem sind auch neu angeschaffte Kassen nicht konform eingerichtet worden,
oder werden nicht konform betrieben.
Den im Vergleich geringen Kosten eines Updates oder mittleren Kosten einer Kassenneuanschaffung stehen nach dem Besuch eines Betriebsprüfers oftmals erhebliche Schätzungen und Steuernachzahlungen gegenüber.

Summen, mit denen einige hochwertige Kassen hätten
angeschafft werden können...
Nicht konforme Kassen ziehen jetzt oft verheerende Folgen nach sich, zum Beispiel Hinzuschätzungen und Steuernachforderungen.
Deren Summe kann schnell einige (zig-) tausende Euro erreichen.

Eine Insolvenz des Betriebes ist dann womöglich keine Utopie mehr, sondern kann ganz schnell Realität werden.

Konformität  - Viele Betriebe vergeben tolle Chancen.
Warendiebstahl, Hinterziehung
Nicht konforme Kassierabläufe haben auch für Gastrobetriebe große Nachteile:
Viele Gastronomen bemerken Warendiebstahl und hinterzogene eingenommene Gelder durch Mitarbeiter nicht.

Solche Fälle werden wenn, dann oft durch eine Betriebsprüfung aufgedeckt,
weil Wareneinkauf, Verbrauchsmaterial und die Einnahmen durch Abverkauf
einfach nicht recht zusammenpassen.

Die fehlenden Umsätze werden dann aber dem Betreiber angelastet.
Denn dieser ist der Steuerpflichtige des Unternehmens.

Durch Warendiebstahl und Umsatzhinterziehung von Mitarbeitern ist ein Gastrounternehmer schnell 3 fach finanziell geschädigt:
  • Ware eingekauft und bezahlt, aber nicht mehr da
  • Umsatz erzielt, aber in Mitarbeitertaschen gelandet und für immer weg
  • Fehlmengen gefunden durch die Betriebsprüfung und Hinzuschätzung

[Wir wollen nicht vergessen, dass das Kassensystem einst erfunden wurde, um diebischen Mitarbeitern das Handwerk zu legen...]
Leider nutzen viele Gastrobetreiber das Kassensystem nicht als Instrument zur Kontrolle. Schon frühzeitig würden sie über Stornoverhalten, Journal-Tisch Vergleiche und Artikelabverkaufsberichte auf Probleme aufmerksam.
Jedoch beliben diese Möglichkeiten allzuoft ungenutzt.

Mit den Daten des Kassensystems und der Einbeziehung der Buchhaltungsdaten des Betriebes für Wareneinkauf und Verbrauchsmaterialien etc. kann sehr viel quer errechnet werden.
Das tut ein Betriebsprüfer.

Die selben Daten stehen aber eigentlich aus dem Kassensystem auch dem
Gastronomen zur Verfügung.
  • Wertvolle Daten, die im Einkauf helfen könnten.
  • Wertvolles Wissen für eien zukünftige Planung.
  • Und damit wertvolle Chancen für mehr Umsatz und mehr Gewinn.


Prüfung JETZT!  - All die "dummen" Ausreden nützen: NICHTS!
In einem solchen Schreiben steht zumeist, dass die Kassendaten für den zu prüfenden Zeitraum übergeben werden sollen.

... Wie schnell doch die Zeit vergangen ist.
Zur Erinnerung: Seit BMF 11/ 2010 müssen Kassendaten exportierbar sein.

Wer jetzt die Daten aus der Kasse nicht vorweisen kann hat ganz schlechte Karten.
Mit Übergangsfrist Ende 2016 sind nun auch alle noch kulant gehandhabten Jahre vorüber.

Wer für 2017 und 2018 auf einer unkonformen Kasse gearbeitet hat, dem kann für schon zwei Jahre die Buchhaltung verworfen werden.
Wir erinnern: Das Kassensystem ist jetzt ein der Buchhaltung vorgelagertes System.
Unser Tipp kann daher nur lauten:
Stellen Sie unbedingt die Konformität Ihrer Kasse her.
Sie riskieren sonst erhebliche finanzielle Einbußen.
Flattert ein Schreiben in den Gastrobetrieb, das demnächst der Betriebsprüfer kommt, werden vielerorts die Augen groß...





Wie bekommt man denn nun eine Kasse GoBD Konform?
Im Prinzip wäre die Antwort einfach:
Sie benötigen eine Kasse, die alle Punkte aus
  • BMF 11/2010 GDPdU
  • BMF 11/2014 GoBD
  • Kassengesetz 2016 und
  • Kassensicherungsverordnung 2017
richtig umsetzt.

In der Praxis ist es wie immer nicht so einfach.
Eine konforme Kasse nützt nichts, wenn jemand etwas gar nicht eingibt, oder nicht richtig eingibt.

Die Abläufe in Ihrem Betrieb müssen auch stimmen.

Verantwortungsvolle
Steuerberater achten auf die übergebenen Z-Berichte - deren Zahlen und Inhalte.
Sie prüfen die Plausibilität zwischene Wareneinkauf und
Abverkauf nicht grob, sondern detailliert .
Gemeinsam mit dem Mandanten ist das gesteckte Ziel klar:
Konformität in der Realität erreichen.

Nur verantwortungsvolle Kassensystemhersteller bauen Systeme, mit denen der Gastronom die GoBD auch einhalten kann.

Nur GoBD erfahrene und verantwortungsvolle Kassenfachhändler haben das KnowHow das Kassensystem konform einzurichten.
Für ein konformes Kassensystem sind folgende Sachen unabdingbar:
  • Erfahrung
  • Wissen
  • Protokollierung
  • Datensicherung
  • Kontrolle

Sie benötigen unbedingt
im Thema versierte
  • Steuerberater
  • Kassenfachhändler
  • zuverlässige Kassenbediener

Schon ab Planung und Einrichtung der Kasse sollte der Fokus auf Konformität als höchste Priorität gelegt sein.



GoBD Checkliste Kassensysteme
Ein paar Tipps und Tricks:

Checklisten vom Steuerberater und vom Kassenhändler.
Das Kassensystem ist für Gastronomen das wichtigste Instrument!
Konformität und Aktualität sollten immer wieder sporadisch geprüft werden. Lassen Sie Updates ausführen.
Kontrollieren Sie mit Hilfe von Checklisten Ihre Kassen und das Kassenhandling.

Führen Sie das System "Keine Ware ohne Bon." ein.
Waren sind auf dem Tisch die zuvor nicht in der Kasse gebont sind?
So etwas öffnet dem Bediener Tür und Tor zum gezahlten Geld des Gastes und es fehlt dann Ihnen ...
Nur dieser Weg gilt: Bestellung | Kasseneingabe| Anfertigung.
Kellner ordern in Küche und am Tresen per mündlicher Bestellung?
Unterbinden Sie das! Lassen Sie nur auf Bon hin anfertigen..
Dann müssen in der Folge für bestellte Waren auch Rechnungen gezogen werden.

Kontrollieren Sie das Stornoverhalten.
Betrug über die Sofortstorno- Taste?
Vernünftige Kassen geben Ihnen darüber detailliert Auskunft.
Überprüfen Sie lieber Ihre Mitarbeiter bevor der Betriebsprüfer Ihren Betrieb kontrolliert...

Kontrollieren Sie den täglichen Artikelabverkauf.
Mit einem sporadischen Artikelbestandsvergleich
Tagesbeginn - Tagesende - Artikelbericht
finden Sie auch Warendiebstahl heraus,
ohne eine große Warenwirtschaft führen zu müssen.
Machen Sie immer wieder kleine Artikelbestandskontrollen.


Hinsichtlich GoBD und Ihrer steuerlichen Verpflichtungen nehmen Sie bitte Kontakt zu Ihrem Steuerberater auf.
Diese Webseite informiert lediglich zu GoBD Fragen rund um Cash1-GASTRO Kassensysteme und stellt keine Beratung in steuerlichem Sinne dar.
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